Sourcez différemment avec la cooptation !


Le bouche à oreille existe depuis la nuit des temps. Appliqué au recrutement, cela devient la cooptation. Ce mode de recrutement a le vent en poupe : un peu moins de 40% des entreprises l’utilisent pour recruter. L’essor des réseaux sociaux et de plateformes digitales va probablement accélérer ce phénomène. Dans cet article, découvrez ce qu’est la cooptation, son ampleur, ses avantages, ses bonnes pratiques, les plateformes digitales.

 

Qu’est-ce que la cooptation ?

La cooptation est un mode de recrutement alternatif à la recherche de candidats par annonce.

 

Elle consiste pour une entreprise à inciter ses salariés à lui recommander une personne de son réseau pour un poste. On parle également de "recrutement participatif" ou "de parrainage". Le plus souvent ce recrutement participatif est conjugué à des gratifications : primes de cooptation ou cadeaux. Ils permettent de récompenser le professionnel qui aura permis la rencontre avec le candidat finalement recruté.

 

La personne qui recommande une de ses relations est appelée « coopteur ».

La personne recommandée est appelée « coopté(e) ».

 

Quelle est l’ampleur de la cooptation ?

Selon l’étude annuelle sur les méthodes de sourcing publiée par l’Apec, 36% des entreprises recourent à la cooptation. Pour les non cadres, il est difficile de trouver une étude quantitative sur le sujet.

Par ailleurs, il est nécessaire de constater que tous les secteurs de l’économie ne sont pas également représentés quand il s’agit de cooptation.

 

 

Les secteurs recourant le plus à la cooptation sont ceux qui connaissent des difficultés de recrutement structurelles (nouveauté du métier, défaut d’image du métier…). Pour surmonter ces difficultés, les recruteurs mettent en place des stratégies de sourcing les plus larges possibles afin de diversifier au maximum les sources de candidatures potentielles.

Aujourd’hui les Entreprises de Service du Numérique, les entreprises spécialisées dans le conseil, l’audit, l’expertise comptable ou le webmarketing recourent de façon importante à la cooptation pour pallier à la pénurie de candidats.

Quels sont les avantages de la cooptation ?

La cooptation présente plusieurs avantages significatifs :

Elle permet d’adresser le marché gris des candidats, c’est-à-dire les personnes qui sont en poste et ne sont pas en recherche active de poste. Les personnes acceptent de devenir candidats parce que cela leur est suggéré par une de leurs relations et parce que l’entreprise et le poste sont attractifs.

 

 

Elle permet d’élargir la base des candidats potentiels en touchant non seulement le réseau direct des collaborateurs de l’entreprise mais également le réseau du réseau des collaborateurs. La cooptation est un système de bouche à oreille qui est susceptible, si elle est bien faite, de générer un effet boule de neige. Et il est même possible comme la DRH de Michel et Augustin de descendre dans le métro pour démultiplier l’effet boule de neige.

 

L’entrée en contact avec l’entreprise est moins formelle que dans un process de recrutement classique. Souvent, il s’agit de transmettre son CV à une connaissance (ami, famille, relation personnelle…) qui elle-même le communiquera au recruteur. La lettre de motivation peut être optionnelle.

Pour donner son effet maximum, les délais peuvent être raccourcis entre la transmission du CV au recruteur et le premier contact avec le candidat. L’usage en matière de recommandation est de donner une suite dans un délai n’excédant pas 48 heures. Il faut souvent plus d’une semaine au recruteur dans le cadre d’une réponse à annonce (le temps de recevoir et de trier tous les CV). Cela permet in fine de raccourcir les délais de recrutement. Les statistiques mises en avant par les plateformes indiquent que les délais de recrutement dans le cadre de la cooptation sont en moyenne de 23 jours contre 30 dans le cadre d’un process classique de recrutement.

 

 

Les candidats bénéficient souvent d’un niveau d’information supérieur sur l’entreprise par rapport aux candidats « traditionnels ». Cela vient du fait qu’ils échangent avec le coopteur sur l’entreprise, les projets, le poste, les équipes en place, la culture d’entreprise. Cela a un impact sur l’attractivité de l’entreprise et donc sa capacité à attirer plus de candidats.

 

 

En considérant l’ensemble des coûts (plateforme de cooptation, prime au coopteur) la cooptation est tout à fait compétitive sur le plan financier par rapport à l’externalisation du recrutement ou à la diffusion d’annonces sur un jobboard ou même dans la presse.

La cooptation est une pratique collaborative qui permet d’impliquer les collaborateurs dans sa stratégie et d’en faire des ambassadeurs.

 

Quelles sont les bonnes pratiques de la cooptation ?

La bonne pratique incontournable pour déployer la cooptation consiste à mettre en place un programme écrit qui définira le cadre général.

 

 

Le document mettra notamment en évidence :

  • les postes concernés par la cooptation (dans une entreprise tous les postes ne sont pas systématiquement concernés par la cooptation)
  • les descriptifs des postes concernés
  • la manière dont les collaborateurs peuvent communiquer sur l’entreprise et les postes ouverts (réseaux sociaux, mails etc…)
  • le process recrutement applicable (sourcer différemment ne veut pas dire qu’il n’y a pas de process de recrutement !)
  • le montant de la prime de cooptation (ou des primes si des niveaux de primes différents sont proposés selon la rareté des profils)
  • le timing de versement de la prime (à l’embauche ou à la fin de la période d’essai)
  • les raisons qui peuvent conduire à exclure une candidature

?

 

Ce programme doit être diffusé le plus largement possible pour garantir la transparence de la démarche et l’équité entre les collaborateurs. C’est le seul moyen d’éviter toute ambiguïté concernant la recommandation. A défaut, le recruteur risque d’entendre : « lui c’est un pistonné ».

 

 

La communication sur le sujet doit être une priorité RH numéro un, abordée de façon régulière (une à deux fois par mois) dans toutes les communications : mails, affiches, flyers, newsletters, intranet, site internet dédié etc… Seule limite : l’imagination des RHh ou de la communication interne sur le sujet. Cela permettra aux collaborateurs de prendre l’habitude de regarder les offres et de proposer des candidatures.

A l’heure du « tout digital » la mise en place d’un système en ligne n’est plus une option. C’est une aide indispensable qui va permettre d’automatiser une partie du travail. Au-delà de la diffusion des offres de poste disponibles, la plupart des plateformes de cooptation offrent la possibilité de gérer les candidatures reçues (comme dans un ATS) et de gérer les primes de cooptation.

 

 

Pour maintenir l’attractivité du dispositif dans le temps, les entreprises les plus dynamiques mettent en scène la « gamification » de la cooptation au travers de challenges. Cela permet de communiquer de façon ludique sur la cooptation et de s’assurer que cela reste en haut des priorités des collaborateurs.

 

 

Le montant des primes ou des cadeaux doit être modulés selon la rareté des profils à recruter et doit être cohérent avec la rémunération des collaborateurs (une prime représentant plusieurs mois de salaire pour une recommandation, risque d’avoir des répercussions sur le climat social).

Impliquer les institutions représentatives du personnel en leur expliquant les objectifs et le fonctionnement de la cooptation peut permettre une meilleure adhésion au projet ou au moins abaisser les réticences et les objections…

 

Les règles relatives au recrutement des membres de la famille doivent être très précisément définies pour éviter tout imbroglio. Dans la mesure du possible, il est préférable, sauf cas exceptionnel (entreprise localisée dans une commune rurale, ou compétences très rares) de ne pas embaucher la famille des collaborateurs (question de confidentialité et de répercussions en cas de sanction disciplinaires / licenciement).

 

 

Par ailleurs, dans ce ménage à trois (recruteur, coopteur, coopté) il est indispensable de maintenir la communication la plus ouverte et la plus directe entre toutes les parties. Le recruteur est la clé de voute de cette communication qui diffère de la communication classique du recrutement. Il lui revient de tenir informé le coopteur de l’avancée du recrutement et des raisons exactes en cas de refus. De la même façon il doit communiquer ouvertement avec le coopté. Il en va de sa crédibilité personnelle et de la crédibilité de l’entreprise. Une communication un peu défaillante vis-à-vis de l’un ou de l’autre des acteurs du scénario risquerait de mettre en péril l’ensemble du système de cooptation.

 

Certaines équipes RH (notamment les plus petites) peuvent avoir besoin d’être accompagnées dans ces modalités de recrutement qui sont assez différentes du recrutement traditionnel, notamment dans l’aspect collaboratif. Un accompagnement peut leur permettre de comprendre en quoi le recrutement change : communication plus importante en interne sur les postes ouverts, niveau de communication renforcé vis-à-vis des cooptés…

Enfin, le recruteur doit porter une attention toute particulière à la diversité des profils recrutés pour limiter le risque de consanguinité voire de clonage… La performance des entreprises tient aussi à leur capacité à voir les situations et les problématiques sous des angles différents.

 

Quelles sont les plateformes permettant de faire de la cooptation ?

Aujourd’hui les solutions web de cooptation sont très nombreuses et chacune a ses particularités : certaines sont focalisées uniquement sur la cooptation, d’autres ajoutent une partie jobboard etc…

Sans volonté d’exhaustivité il est possible de recenser les principales plateformes de cooptation :

Becoopt

Coopt-action

Cooptime

Easycoopt

Keycoopt

Hunted

La plupart des plateformes proposent des abonnements de quelques centaines d’euros par mois, dépendant du volume d’offres proposées et/ou du nombre de collaborateurs.

 

Quels sont les résultats obtenus par la cooptation ?

Il est impossible de donner des résultats globaux ou même par secteur d'activité tant les pratiques et les réalités sont différentes les unes des autres.

Un exemple parmi d'autre : l'entreprise Man-Truck, recrute en 2016, 30% de ses mécaniciens poids lourds par le biais de la cooptation. (merci à Philippe Martinez pour cette information). 

Pour conclure

La cooptation est un moyen de sourcing intéressant, sans doute un peu sous exploité par les entreprises. Le digital offre une bonne opportunité pour repenser les pratiques RH et introduire une bonne dose de collaboratif de façon simple et à peu de frais !

A propos de l'auteur

Benjamin Metzger

Benjamin Metzger


Après un parcours professionnel de 15 en Ressources Humaines dans des PME et des grands groupes, B. Metzger a rejoint le réseau d'experts Perfhomme.

Il dirige le cabinet de recrutement et de conseil RH Perfhomme pour les Alpes.

Au quotidien, il aide les entreprises à développer l'engagement de leurs collaborateurs, pour générer de la performance économique durable.


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